働き方

納期のプレッシャーから心を守る方法

2019年6月5日

納期のプレッシャーから心を守る方法

納期がある仕事をしているとわかってはいるけど納期に間に合わない、ぎりぎりになってしまうってことがあるかと思います。そんなピンチときに限って、さらに納期に余裕がない仕事が降りかかってきて、冷静になれず焦ってしまい、ミスを誘発し、さらに納期が危うくなるという悪循環に陥りがちです。

そんな自身の経験から今回は、納期のプレッシャーから心を守る方法についてお話します。

私の仕事は納期が重なります

私は、水道屋の設計監理という仕事をしております。その仕事には、見積り → 設計 → 工事申請 → 打ち合わせ → 許可取り → 周辺周知 → 工事着工 → 完成図書作成 → 請求 といった工程があります。

その工程にはそれぞれお客様の都合や役所関連部署の営業時間の都合、当社の都合、近隣住民の都合など意図しないことまで考慮に入れないといけません。

そんな中、常時10件以上の現場をやりくりしております。当然、全てうまくいくわけではありません。 時には納期地獄でノイローゼに陥りそうになります
ちなみに、2019年6月5日現在、納期が迫った現場が複数有り、内心ハラハラしております・・・。

対処法を紹介します

  1. 精神を落ち着かせること
  2. 現状を把握すること
  3. 問題を細分化すること
  4. 最善を尽くすこと
  5. 最後は華麗に謝罪

なんだ、当たり前のことじゃないか!とおっしゃる方々がほとんどでしょう。しかしながら、私自身できてませんので、自身に向けての記事でもあります(頑張ります)

具体的に紹介します

1.精神を落ち着かせる

納期が迫ってると良い意味で緊張して集中力が高まってる分には良いですけど、ソワソワして、心拍数があがり冷や汗が出たり、吐き気がする方もいらっしゃるでしょう。
ピンチだからこそ落ち着く必要があります!「急がば回れ」「急いてはことを仕損じる」と言いますからね
以下の方法を試してみて下さい。

・深呼吸する
・瞑想する
・目を閉じて愛する人を思い浮かべる
・コーヒーや紅茶、ハーブティーを飲む
・音楽を聴く
・信頼できる人と話す など

どれでも構いません。他のことでもぶっちゃけ何でも良いですw
リラックスをすることや、心やすらぐ人と接することで安心できます。

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2.現状を把握すること
重要度・緊急度で分類

気分が落ち着いたら、まずは現状、どれだけの仕事を抱えていて、重要か、重要でないか、至急か、至急でないかを十字を書いてそれぞれ、下記の箱の中に分類してみてください。

これは7つの習慣という本の一説にある重要度/緊急度マトリックスというものです。
大半の方はA → C → B → Dの順番で処理されているんじゃないかと思います。実は、私も他の現場より難しい申請がある(重要度高い)と理解しながらも工期に余裕がある(緊急度低い)からと油断しており、本業の方は本腰を入れても大変な状況になってます。

さて、理想はA → B → C → Dの順番です。緊急度ではなく重要度が高い事柄から処理していく必要があります。既に納期が迫っているということは、おそらくA領域に入ってるのではないでしょうか。

この考え方は、元々はリーダーシップ教育などに用いられる表ですが、普通の仕事、人生にも代用できるかと思います。
幸せになるには、やはり緊急度のみに翻弄されず、自分にとって重要と考えるものが優先されるべきですから・・・

協力を依頼できるか

現状把握の中で把握すべきことは、自身が受け持つ仕事だけでなく、同僚や後輩などの状況も知ることが大事です。
各人の仕事ボリュームのバランスはしばしば偏りが生じやすいので、案外まわりの人は余裕があるかも知れません。

とはいえ、自分より仕事ができる人に仕事をお願いする場合は、仕事ができるがゆえに段取りよく仕事をし、その結果、余裕が生まれているだけかもしれません。そういった人にはかえって頼みにくい部分があるかと思います。
その場合は、早く仕事を仕上げるコツなどを教わりに行くと良いかもしれません。結果、相談しているうちにお願いを聞いてくれるかもしれません。

問題を細分化する

重要度かつ緊急度が高い仕事の全貌を把握したところで、次のステップは問題の細分化です。
問題というか仕事の場合は工程と言ったほうが適切かもしれませんね。
とにかく、紙に書いてみるのが良いです。

例えば、私の水道工事現場で工程(設計)を例にあげるとすると
設計 → 平面図、立面図、掘削平面図、掘削断面図、保安対策図、水路占用平面図、水路占用断面図、水路占用横断図 といった具合です。
一口に設計と言っても細分化することで、一作業あたりの必要エネルギーがだいぶ小さくて済みます。これを「全てやらないと!」と感じてしまうと、憂鬱な気分になるのは当然だと思いますので、しっかり細分化して時間を見つけては、少しずつ作業していくのがベストだと思います。

悩みも同じです。何でこんなに落ち込んでいるのか → 今日○○さん(苦手な人)に会う、朝に喧嘩した、他にも急ぎの現場がある緊張感。という風に、人は複数の悩みを常に持っています。自己理解のためにも細分化すると後々楽になりますよ。

最善を尽くすこと

問題の細分化を終えれば、後は行動あるのみです。ひたすら前に進めることだけを考えて奔走しましょう。最善を尽くそうとしている人には味方になる人が増えますので協力者も現れるかも知れません。一方、「そんなの無理だ」と考えてしまうと本当に無理になってししまいます。

そのネガティブな感情を操作するためには、「絶対にやり遂げる」という言葉を口に出してみると良いかも知れません。
「逃げたいな~」と思ったことこそ、最善を尽くせると経験の血肉となって、より高レベルの仕事を任せられる人材になるでしょう。

最後は華麗に謝罪

正直なところ、諦めてしまうってのが一番早いですが、何の成果も得られないですし、会社の場合は今後の信用が落ちます。
最善を尽くした結果、納期に間に合わなかった。そういうときは、真摯に向き合い「誠に申し訳ございません」の一言に尽きます。そうすれば、心に安定は戻るでしょうし、意外と信用を失わずに済むかも知れません。

まとめ

まとめせていただくと「落ち着いて、現状を把握して細かく内容を分けてゴリゴリ進めていく。ダメならスライディング土下座!笑(冗談)」といった形でしょうか。
結局、逃げられない状況なら、やれる方向で考えるしかないっていうのもあります。
行動し始めてしまえばプレッシャーも楽になり、結果、心を守ることになります。




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